時間を有効に使えていますか？
ビジネスを語る上で、時間は超重要な要素です。それなのに、個人の時間管理の方法は、誰も教えてくれません。
だから、多くの人が自己流のやり方で過ごしています。
結果、残業の日々になります。「忙しい、忙しい」と言いながら、大して成果も出ません。
そこにちょっとした工夫をすれば、成果を上げつつ、定時退社できるようになります。その工夫を教えます。
それがGoogleカレンダー等のクラウドツールを利用した「時間割」です。
「時間割」とは
「時間割」とは学生時代の時のあの「時間割」です。
Googleカレンダー等のクラウドツールで時間割を作成して、時間割に従い行動します。
時間割を作成することで仕事が効率化する理由
理由１：自分の使える時間が明確になる
多くの人は、スケジュール帳に人とのアポや会議の予定などは記載して、タスクはToDoリストで管理していることが多いと思います。
スケジュール帳とToDoリストを分けることによる最大の問題は、ToDoリストでのタスクの作業時間を認識していないため、作業する時間を確保できないことで、残業残業残業という罠に陥ります。
作業時間を意識して、作業も時間割に記入することで、自分の使える時間が明確になります。
（ToDoリストも備忘録や業務の把握として有効です。逆に数分で終わる予定をカレンダーに入れるのは、かえって管理が煩雑になるのでおススメできません。）
理由２：時間の制約に追われ効率的に作業を行うことができる
締め切りに追われていたり、人との約束があったりすると、いつもよりも素早く仕事を追われせることができたという経験は、多くの人が持っているでしょう。
逆に残業の時のように「終わりの時間が明確に設定されていない」とつい、ダラダラと仕事をしてしまい、結局あまり進まなかったということもあると思います。
時間割を作成し、時間の制約を設けることで、集中して作業を行うことができます。
理由３：嫌な仕事でも強制的に着手することができる
ToDoリストにたくさんの仕事があると仕事を選んでしまい、面倒だから後回しにしよう、別の仕事をしようとなってしまうことあるのではないでしょうか。こうなってしまうとやるべきことが進みません。
「時間割」があると、嫌な仕事であっても「この時間になったから始めよう」と思えてきます。
時間割の作り方
コツ１：将来の繰り返し作業は繰り返し機能を利用し、メモ欄に手順書を書く
定期的に行う繰り返し作業は、Googleカレンダーの繰り返し機能を利用して登録して、予定をおさえてしまいます。
定期的に行う繰り返し作業とは、日次、週次、月次、年次で行うようなウェブサイトの定期更新、経費精算、定期的な承認作業などです。
その際、メモ欄に手順やチェックリストを記載すると、抜け漏れややり方を調べる手間なく作業に着手することができます。
コツ２：スケジュールは大きな予定から入れていく
小さな予定を先に入れると空き時間が細切れになり、大きな予定のブロックが入らないことがあります。
1日がかりのまとまった時間が必要な予定をまず先に入れて、2～3時間の予定、30分程度の予定をいれていきます。
コツ３：所要時間は、作業の手順を考え、それぞれの作業の時間を見積もる
作業時間の見積を誤ると、予定がくるってしまうため、できるだけ正確な作業時間の見積が必要です。
作業時間を見積もるには、作業全体の手順を考えて、細分化した作業を把握します。
細分化した作業がみえれば、投下時間もわかるので、各過程にどのくらい時間がかかるかを合計します。
まとめ
仕事の時間を効率的に管理して、人生の豊かさを取り戻します。労働時間を減らすことで、趣味や家族との団らん、スキルアップの時間を増やすことができます。
そのためにGoogleカレンダーを利用したスケジュール管理、タスク管理をしましょう。
「仕事を高速化する「時間割」の作り方」では、この記事で紹介した以外に、時間は1.2～1.4倍で見積もる、苦労タスクの後にご褒美タスクを入れる、毎朝時間割を確認するための神聖な5分間を確保する、ノートの代わりにコピー用紙を利用するなど、著者の細かいテクニックも記載されています。
最終章のメールについては、ビジネスメール教育の第一人者として、多数の著書やメディア登場歴のある著者らしく、圧巻で、奥深いものです。
「やりたいことをやる時間がない」「定時に帰りたいのに帰れない」「自分の予定が管理できない」「仕事に抜けや漏れがある」という人は、是非読んでみることをお奨めします。